Účtovná jednotka je povinná pri vyhotovovaní účtovných dokladov dodržať rozsah povinných údajov z pohľadu rôznych právnych predpisov. Jedná sa o minimálny rozsah požadovaných údajov nevyhnutných k preukázateľnosti účtovných dokladov. Uvádzanie údajov v širšom rozsahu podľa rozhodnutia účtovnej jednotky na účtovnom doklade nie je zákonom obmedzené.
Faktúra ako doklad z pohľadu zákona o účtovníctve
Účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi. Účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách môže vykonať iba na základe účtovných dokladov. Uvedená zásada dokladovosti vyplýva z ustanovení § 6 ods. 1 a ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“).
Účtovný doklad má v účtovníctve dve funkcie:
- dokladuje účtovný prípad, t. j. dokumentuje skutočnosť, ktorá je predmetom účtovníctva, preukazuje jej vznik, obsah, podstatu, súvislosti;
- dokladuje účtovný zápis v účtovných knihách – žiadny účtovný zápis nemôže byť vykonaný v účtovných knihách bez doloženia účtovného dokladu, aj opravný účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.
Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý v zmysle § 10 ods. 1 zákona o účtovníctve musí obsahovať
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia (písmeno g) sa nevzťahuje na účtovnú jednotku účtujúcu v sústave jednoduchého účtovníctva).
Povinné obsahové náležitosti účtovného dokladu musia byť dodržané pri všetkých účtovných dokladoch, t. j. v prípade externých aj interných účtovných dokladov.
Účtovná jednotka je v zmysle § 10 ods. 2 zákona o účtovníctve povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, aby účtovný prípad bol z dokladu identifikovateľný a zrozumiteľný a aby sa dal správne zaúčtovať.
Porušením zákona o účtovníctve je, ak sa v účtovnej jednotke účtovné doklady nevystavujú bezodkladne po zistení skutočnosti, ktorú dokumentujú, ale až neskôr t. j. dodatočne – s časovým odstupom.
Účtovný doklad už nie je chápaný ako originálna listina (originál), pretože forma účtovného záznamu môže byť písomná aj technická. Obidve formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Dôraz sa kladie na preukázateľnosť. Za preukázateľný účtovný záznam sa považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných záznamov.
Faktúra ako doklad z pohľadu zákona o DPH
Informácie uvedené na účtovných dokladoch účtovných jednotiek, ktoré sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty sú rozsiahlejšie. V zmysle ustanovenia § 71 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“) je faktúrou každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej alebo elektronickej forme podľa zákona o DPH platného v tuzemsku alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry. Za faktúru sa považuje aj každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje. Každá faktúra musí odzrkadľovať skutočné dodanie tovaru alebo služby a musí sa viazať ku konkrétnemu zdaniteľnému obchodu, či už ide o dodanie tovaru alebo poskytnutie služby. Fakturačné pravidlá zabezpečujú rovnocenné postavenie papierových a elektronických faktúr.
Faktúra musí pre účely zákona o DPH obsahovať nasledujúce informácie ustanovené v § 74 ods. 1
a) meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
b) meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
c) poradové číslo faktúry,
d) dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
e) dátum vyhotovenia faktúry,
f) množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
g) základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
h) uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
i) výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy v § 66,
j) slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 6,
k) slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
l) údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12,
m) slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65,
n) slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky – umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66,
o) meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu podľa § 69a alebo § 69aa, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa.
Zákon o DPH upravuje lehotu na vyhotovenie faktúry v § 73. Platiteľ dane, ktorý je podľa § 72 zákona o DPH povinný vyhotoviť faktúru, musí faktúru vyhotoviť do 15 dní
a) odo dňa dodania tovaru alebo služby,
b) odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru alebo služby alebo do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola platba prijatá,
c) od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bol dodaný tovar oslobodený od dane podľa § 43,
d) od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola dodaná služba alebo prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 v inom členskom štáte,
e) od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom nastala skutočnosť rozhodná pre vykonanie opravy základu dane podľa § 25 ods. 1.
V prípade, že je pred dodaním tovaru do iného členského štátu podľa § 43 zákona o DPH prijatá platba, zákon o DPH neustanovuje povinnosť vyhotoviť faktúru.
Zákon o DPH umožňuje vyhotoviť v zmysle § 74 ods. 3 zákona o DPH zjednodušenú faktúru, ktorá neobsahuje všetky údaje podľa § 74 ods. 1. Zjednodušenou faktúrou je
- doklad za tovar alebo službu, ak cena vrátane dane nie je viac ako 100 eur; doklad nemusí obsahovať údaje podľa odseku 1 písm. b) a jednotkovú cenu podľa odseku 1 písm. g). Môže ísť o doklad, ktorý je vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou, ale aj o doklad, ktorý nie je vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou,
- doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou alebo pokladnicou e-kasa klient podľa osobitného predpisu, ktorým je zákon č. 289/2008 Z. z. používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní ERP“), ak
- cena tovaru alebo služby vrátane dane uhradená v hotovosti nie je viac ako 1 000 eur,
- cena tovaru alebo služby vrátane dane uhradená inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť nie je viac ako 1 600 eur;
doklad nemusí obsahovať údaje podľa odseku 1 písm. b) a jednotkovú cenu podľa odseku 1 písm. g),
- doklad vyhotovený tankovacím automatom pre bezobslužné čerpanie pohonných látok, ak cena tovaru vrátane dane uhradená elektronickým platobným prostriedkom nie je viac ako 1 600 eur;
doklad nemusí obsahovať údaje podľa odseku 1 písm. b) a jednotkovú cenu podľa odseku 1 písm. g),
- zjednodušenou faktúrou je aj doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje. Táto faktúra musí obsahovať poradové číslo pôvodnej faktúry, ktorým môže byť aj pôvodný identifikátor pokladničného dokladu podľa zákona o používaní ERP a údaje, ktoré sa menia.
Označenie účastníka účtovného prípadu z pohľadu osobitných predpisov
Podľa § 3a zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov je každý podnikateľ povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (tzn. na obchodných dokumentoch) uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak je pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu.
Registračná a oznamovacia povinnosť k dani z príjmov pre fyzickú osobu alebo právnickú osobu podnikateľa je ustanovená v zákone č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov. Registrovanému podnikateľovi (PO, FO) správca dane pridelí daňové identifikačné číslo, ktoré podnikateľ, účtovná jednotka uvádza na účtovnom doklade.
V ustanoveniach zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov sú uvedené registračné povinnosti zdaniteľnej osoby. Pridelené daňové registračné číslo pre daň z pridanej hodnoty je zdaniteľná osoba povinná uvádzať na účtovnom doklade (v prípadoch, ak ide o platiteľa dane z pridanej hodnoty).
Pri splnení zákonných podmienok identifikácie podľa hore uvedených predpisov spĺňa doklad požiadavku preukázateľnosti účtovného dokladu.